5 hagnýt ráð til að stjórna nýlega afskekktum liðum meðan á kransæðavírus stendur

Mynd með tilliti til wocintechchat / Flickr

Í fyrra fóru liðin okkar á WhereBy.Us fullkomlega afskekkt. Liðinu okkar var þegar dreift um Bandaríkin og við völdum að formlega gera þetta sem rekstrarlega leið til að tryggja að „einleikar“ starfsmenn sem vinna einir í ýmsum borgum hefðu sömu venja og aðgang og þeir sem söfnuðu IRL. Það sparaði okkur líka reiðufé, lífsbjörg allra gangsetninga.

Að byggja upp sannarlega afskekkt menningu tekur tíma. Við höfum ekki náð tökum á því ennþá og munum líklega aldrei gera það. Sérhver breyting á starfsfólki og hver breyting á rekstri er einnig menningarbreyting. Fyrirtækjamenning er í stöðugri þróun, með eða án okkar stjórnenda, og það að vera þátttakandi í þessum breytingum er ein stærsta skylda okkar til forystu.

Það er satt að vinna IRL hefur kosti. Skipt lið hafa fleiri „skapandi árekstra“ í gegnum þvaður á ganginum eða fljótt kaffihlé. Þú getur þolað minni aga varðandi skjöl því það er einhver í nágrenninu sem getur hjálpað fólki með ókunnu verkfæri eða ferli og truflun augliti til auglitis finnst minna truflandi fyrir okkur sem ekki eru vélmenni. Brýn vandamál eru leyst hraðar. Mál sem ekki eru aðkallandi eru áfram brýn lengur.

En, fyrir stjórnendur, þýðir það að vinna saman í líkamlegu rými líka það sem raunverulega er að gerast hjá fyrirtækinu þínu gæti verið minna augljóst. Auðveldara er eytt með eyður úr sjón. Vinna við bæði rekstur og menningu er minni áreynsla. Fjarvinnu, vegna allra áskorana, getur þvingað þig og fyrirtæki þitt til að verða meira viljandi, hugkvæmari og seigur við áskoranir breytinga.

Sérstaklega erfitt verkefni er að tileinka sér fjarnám undir þunga og í alheimsheilbrigðiskreppu. Undanfarna viku eða þar um bil, hafa tölvupóstar mínir og tölvupóstur verið uppfullur af beiðnum um hjálp frá þeim sem verða að auka hratt alla leið liðsins til að vinna saman til að vernda öryggi og heilsu fólksins. Hér eru nokkrar hagnýtar venjur sem við höfum lært að fyrirtæki þitt gæti aðlagast hratt til að auðvelda röskunina.

1. Byrjaðu með dagatölin þín.

Að venjast þungu dagatali ytri teymis er mikil aðlögun en það er mikilvægt. Ytri teymi verða vísvitandi að skipuleggja samskipti sem eru auðveldlega skipulögð sértæk í raunveruleikanum. Og þú þarft miklu meira sýnileika þegar liðsfélagar þínir eru tiltækir og þegar þú truflar mikilvægustu vinnu allra - í raun að vinna. Allir fundir okkar eru vídeóráðstefnur og hvert dagatal er með einum, jafnvel þó að lið virki í eigin persónu. (Meira um myndband á einni mínútu.) Liðið okkar vinnur vikulega spretti og fundirnir okkar líta svona út:

  • Allsherjar kickoff: Við verjum 15 mínútum fyrir félagið til að komast að sprettinum. Við förum yfir vegáætlunina og finnum brýna hindranir, uppfærum fyrirtækið um hvaðeina sem stjórnendur leystu um helgina og svörum öllum spurningum sem lagðar eru fram á nafnlausa AMA eyðublaðið okkar.
  • Valur: Við þurfum lið okkar til að kíkja daglega inn í vinnu sína. Það er líklega best að nota sjálfgefið myndbandstæki til að byrja, en sum lið treysta algjörlega á Slack, önnur gera sambland af hvoru tveggja. Liðin þín vita hvað þau þurfa, svo byrjaðu þá og treystu þeim til að aðlagast. Aðalatriðið er stöðugt, dagleg samskipti um hvað við gerðum, hvað við erum að gera og hvað hindrar okkur í að ljúka sprettverkefnum okkar.
  • Spretthlaup og endurtekningar: Aftur, það er best að treysta liðunum þínum til að ákveða hvað þeir þurfa. Oft er kickoff einfaldlega uppistand á mánudaginn til að tryggja að við vitum hvað við erum að gera. aftur á móti hópnum er skylt í okkar fyrirtæki og það tekur lengri tíma. Við viljum vita hvað gekk vel, hvað við erum í vafa um og hvað við þurfum að vinna í lok hvers sprettis og við neyðum til ákveðins samræðu um heilsufar liðsins. Þessu er deilt um lið í All-Hands Retro okkar ásamt uppsöfnun á mælikvörðum okkar, því sem við gerðum og kynningu á fullunnu starfi.
  • 1-á-1: Þetta eru mikilvægustu fundirnir þínir sem framkvæmdastjóri og þeir þurfa að hafa forgangsverkefni þitt í hverri viku. 1-á-1 eru besta tækifærið þitt til að greina frá því sem er að gerast í þínu liði, og besta tækifærið þitt til að tryggja að fólkið þitt sé heilbrigt, vaxi og haldi starfi sínu miðað við það sem eftir er af liðinu. Settu og skoðaðu einstök markmið. Spyrðu stöðugra spurninga. Reyndu að hlusta þrisvar eða fjórum sinnum meira en þú talar. Skoðaðu athugasemdir þínar fyrirfram til að skilja vaxtar og þroska hvers og eins viku til viku. Biddu um viðbrögð við teyminu og hvernig þú getur bætt þig sem stjórnandi þeirra.

Prófaðu ákveðna tímamörk fyrir vinnu yfir liði. Fólkið þitt þarf að vinna saman og það þarf tíma til að láta það gerast. Þegar við fórum af stað settum við tvo tveggja tíma innri dagatal í fyrirtækjum til að tryggja að teymi hefðu hollan tíma til að vinna saman að verkefnum eins og rannsóknum, vinnuverslun, hugarflugi og gagnrýni. Við spurðum liðsheildina um að setja þessa fundi á föstudögum fyrir næsta sprett og hvaða tíma sem var ekki nýtt af föstudeginum þar sem lokun viðskipta var frjálst að skipuleggja.

2. Sjálfgefið að taka upp myndband og skrifa allt niður á fundum.

Þegar við fórum að vinna lítillega leitaði ég til nokkra vina hjá Vox og Zapier varðandi ráð um hvernig á að gera það rétt. Tvennt af mikilvægustu hlutunum sem ég lærði var að gera sjálfgefið vídeó á og verða frábær í skriflegum samskiptum.

Fjarstýringastíll minn er skór valfrjáls, skjöl krafist.

Sem stjórnandi er það þitt hlutverk að sjá til þess að þessir hlutir gerist og setja tóninn fyrir hvern fund. Kveiktu á myndavélinni þinni. Biðjið alla um að gera það sama. Þú þarft að lesa andlit fólks og líkamsmál, svo þú þarft þessar sjónrænu vísbendingar. Settu upp dagskrárnar þínar. Taktu sjálfur minnispunkta í sameiginlegum skjölum til að sýna fram á hvernig það er gert og þá geturðu framkvæmt ábyrgðina. (Stjórnendur ættu alltaf að vera í snúningi skrifara. Okkar er þjónustustarf. Ekki gera það eitt og sér heldur ekki latur.)

Með tímanum höfum við orðið svolítið slök á myndbandsreglunum frá liði til liðs og fundi til fundar, en athugasemdir venjurnar hafa aðeins dýpkað. Fjarliða þarf að skrifa. Þeir verða að eiga mjög vel samskipti til að vinna bug á fjarlægð. Þeir þurfa skriflegar skrár yfir ákvarðanir til að hjálpa fólki að komast um borð og halda sér á toppnum í verkinu. Skjöl eru nauðsynleg til að vinna alla þessa vinnu og það felur í sér fundargögn.

Ef þú hefur umsjón með fjarstýringu í fyrsta skipti, þá eru fyrstu upplýsingarnar sem þú greinir frá gögnum gagna í kerfum þínum og ferlum. Til að byrja að laga þau, hafðu sameiginlegan lista yfir skjölþörf og byrjaðu að slá þau út sem sprettverkefni fyrir þig og liðsfélaga þína.

3. Nýttu ósamstilltur samskipti.

Fjarvinnu krefst djúps trausts hjá liðsfélögum þínum. Til að ná sem bestum árangri úr liðinu þarftu að hugsa minna um það hvenær eða hvernig þeir vinna, utan innri samninga um vinnutíma, skýrslutökuábyrgð osfrv. Ef þér tekst aðallega með því að sveima, þá ætlarðu að hafa erfiður tími með þessum umskiptum.

Ósamstilltur samskipti eru eign. Fólk er ólíkt. Sumir virka fyrst og fremst á morgnana (), aðrir eru náttúra. Fólk hefur mismunandi skyldur fjölskyldunnar og mismunandi persónulegar skyldur líka. Fjarvinnan gerir ráð fyrir sveigjanleika til að koma til móts við þennan mun og það er kostur fyrir allt liðið þitt.

Við höfum sett „vinnutíma“ fyrir fyrirtækið þegar við reiknum með að fólk sé að mestu leyti á netinu en við erum afar sveigjanleg varðandi þetta frá teymi til liðs og starfsmaður til starfsmanns. Sumir þurfa meiri uppbyggingu til að vera á réttri braut. Þú getur stillt fyrir það líka. Það er góð hugmynd að innrita sig í framleiðni meðan á 1-til-1-tækjunum stendur.

Bara grunn slaki fyrir val.

Ég smíðaði Slackbot fyrir standup¹ sem við höfum lagað með tímanum til að skilja grunn daglega innritunaratriðin: Hvað gerðir þú í dag? Hver eru næstu skref þín? Ertu lokaður fyrir vinnu?

Við sendum það nú í lok dags og við bættum við nokkrum nýjum spurningum: Hverjir voru vinningar þínir í dag? Hvað lærðir þú í dag? Tímasetningin hvetur fólk til að ljúka deginum á hæfilegum tíma og spurningarnar hvetja okkur til að enda daginn með að hugsa um hvað við höfum náð og hvað orkar okkur.

Og sumir dagar eru mjög erfiðir. Ég held að við höfum orðið heiðarlegri varðandi þetta í skýringum okkar líka, sem er gott fyrir menningu okkar. Ég held líka að við lærum mikið meira um hvert annað. Samstarfsmenn mínir eru að læra um matreiðslu, tungumál, sögu, þeir ætla að kæla viðburði, æfa fyrir efni, þjálfa og leiðbeina og gera alls kyns hluti sem kunna að vera eða eru ekki alveg vinnutengdir sem hjálpa þeim að vaxa. Þeir hvetja mig daglega.

Hvetjið að mestu til meiri samskipta en einhver telur nauðsynleg. Ef þú notar spjalltæki eins og Slack skaltu setja athugasemdir um það hvenær þú ert utan nets og hvetja fólk til að halda stöðu sinni uppfærð og virða stöðu annarra. Ef einhver vinnur undarlega tíma, láttu þá setja upp svarara fyrir tölvupóst um hvenær þeir snúa aftur. Treystu og laga.

4. Samstilltu AFK og „head-down“ tíma.

Ósamstilltur samskipti geta einnig leitt sumt fólk til brennslu. Enginn getur verið „alltaf á.“ Sem stjórnandi setur þú tóninn fyrir hvernig liðið þitt skilur menninguna í kringum þetta. Venja þín verður venja liðsins þíns.

Sendu skilaboð og stilltu stöðu þína þegar þú ert að stíga frá lyklaborðinu til að fara í göngutúr eða sækja barnið þitt eða borða hádegismatinn þinn. Láttu fólk vita þegar það skrifar undir snemma svo þú getir farið snemma. Slökktu á tilkynningum og uppfærðu stöðu þína þegar þú þarft að hunsa Slack í nokkrar klukkustundir og einbeita þér að verkefnum þínum. Ef eitthvað er sannarlega aðkallandi höfum við öll símanúmer í prófílnum okkar. Hringing eða sms er flóttaloki, en að mínu mati geta flest mál beðið þangað til þú ert kominn aftur.

5. Vélstjóri nokkur árekstrar.

Enginn hleypur inn í hvort annað á ganginum þegar þú vinnur fjær. Eins mótmælandi og það virðist sem þú þarft að skipuleggja nokkur samskipti fyrir liðið þitt sem snúast ekki um vinnu. Það getur byrjað eins einfaldlega og að ná að skipuleggja stafrænt „kaffihlé“ eða skyndikynni með liðsfélögum þínum.

Í fyrra hófum við nýja rútínu sem heitir What's Been Up Wednesday. (Ég er nú að bæta upp þetta aðeins, en við munum taka það upp aftur í næstu viku eða tveimur.) Allir sem vilja vera með geta komið í Zoom í hálftíma lok miðvikudags og deilt því sem er verið í gangi í lífi okkar utan vinnu. Við gerum einnig starfsfólk - hvað sýnir, bækur, podcast osfrv.

Í gegnum þessa litlu stund höfum við lært svo mikið meira um ástríðu, persónuleika og fjölskyldur hvers annars. Við höfum byggt upp aðeins meira samfélagsstarf í okkar liði og ég held að það hafi hjálpað okkur öllum að sjá hvort annað sem heilt fólk frekar en vinnufélaga.

Við höfum einnig byrjað í hádegismat og læra seríur þar sem í hverjum mánuði eða svo bjóðum við sérfræðingum, ráðgjöfum eða fólki sem við dáumst að til að deila um störf sín. Þessi samtöl gera okkur kleift að beina sjónum okkar sameiginlega út, víkka hugsun okkar og læra saman. Og þeir gefa okkur frábærar hugmyndir til að vera spenntir fyrir og samsæri um að stela.

Teningasöfnunin er hafin. Og ég fóðraði þennan gamla vindlabox með filt til að breyta honum í teningabakka sem ég get farið í vinnuferðir. Þráhyggjur DND verða virkilega hratt og gífurlega.

Einn besti félagslegi hlutur sem kom persónulega fram hjá mér á þessu ári hefur verið að komast í vikulega Dungeons and Dragons leik sem kollegi minn, Michael, byrjaði að skipuleggja innan fyrirtækisins okkar. Nokkur okkar spila vikulega, aðrir samstarfsmenn skjóta inn og út og við höfum auðvitað eignast nýja vini utan fyrirtækisins í gegnum leikinn líka. Reynist nokkurra klukkustunda fullorðinn þykjast að hver vika sé mjög góð fyrir hjartað minn. Ef þú ert ekki alveg eins nördalegur og við, skaltu íhuga að hýsa einhverja PScript eða Jackbox í gegnum myndsímtal. Eða spila saman á netinu. Eða kannski stofna bókaklúbb eða matreiðsluklúbb fyrir áhöfn þína.

Ég hef harða reglu um „enga þvingaða fjölskylduskemmtun“, svo öll þessi starfsemi er að öllu leyti valkvæð. Möguleiki verndar fólk sem er mjög upptekið, hefur aðrar skuldbindingar eða vill einfaldlega ekki umgangast. Það er allt í lagi. Ekki eru allir þátttakendur og það eru aðrar leiðir til að taka þátt.

Við höfum „sveit“ slaka sund fyrir (vinnu og afþreyingu) lestur, leiki, tónlist og fleira. Við höfum „stela þessu“ rásum til að varpa ljósi á önnur störf sem við dáumst að. Við deilum mikið af memes og gifs. Við spyrjum hvert annað mikið af „heimskum“ spurningum. Fólk skipuleggur samkomur þegar þær eru í borgum hvers annars. Hvetjið til spjalla. Vertu fyrstur til að ná til. Hættu að líta heimsk. Hætta á að vera viðkvæm.

Ég vona sannarlega að liðin þín verði ekki fyrir áhrifum af COVID-19, en neyðarástand til hliðar, flest fyrirtæki, sérstaklega fjölmiðla- og tæknifyrirtæki, þurfa að minnsta kosti smá fjarvinnu þessa dagana. Ef þú neyðist til að aðlagast núna, kannski einhver af þessum ráðum mun hjálpa þér að bæta venja þína eða að minnsta kosti hugsa öðruvísi um hvernig teymið þitt vinnur lítillega. Ég þakka ráð og ábendingar um hvernig þú getur bætt þig líka. Að reka fyrirtæki - fjarstýrt eða á annan hátt - er mikil námsupplifun. Ég myndi elska að læra af þér.

Rebekah Monson er meðstofnandi og framkvæmdastjóri verkefnisstjórnar WhereBy.Us, fjölmiðlunartækni sem nú er fjöldafjármögnun. Frekari upplýsingar um fyrirtækið og hvernig á að fjárfesta á republic.co/whereby-us.

  1. Slack hefur nokkur frábær skjöl til að koma þér af stað með vélmenni og þú getur hýst þetta ókeypis á Glitch!