10 ráð fyrir stjórnendur til að leiða teymi í gegnum kransæðavirkjuna

Skrifað af Kristina A Nardi og Gina Urgena

Fyrirtækið þitt setti á laggirnar félagslegan farveg til að deila nýjustu COVID-19 uppfærslunum, tölvupósti yfir forystu í tölvupósti, ef ekki daglega, og starfsmenn geta heimsótt COVID-19 „miðstöð“ til að fá algengar spurningar og upplýsingar. Það sem meira er, forysta hefur alla starfsmenn sem geta unnið heima gert það þar til frekari fyrirvara. Nú ertu heima að stjórna ytra liðinu innan um stigmagnandi heimskreppu. Og það er vinna að vinna. Hljóð þekki?

Ef þú ert stjórnandi þekkingarstarfsmanna hefur faraldursheilkenni coronavirus líklega sett þig og liðið þitt í aðstæður sem þú hefur aldrei brugðist við áður. Á venjulegum stundum situr teymið þitt nálægt, þú hittir reglulega persónu, þú tekur kaffi með liðsmönnum og þeir stoppa við skrifborðið þitt til að spyrja spurninga. Þú sérð þær lausnir á hvítbretti saman, fá þér hádegismat og tala um helgaráform. Langir tölvupóstar fyrirtækisins og stíf sýndarsímtöl hafa komið í stað samvinnu, teymisvinnu og félaga sem þú og þitt lið eru vön. Viðbrögð fyrirtækisins þíns frá toppi gætu verið frábær, en þú ert ekki viss um hvernig þú getur leitt liðið þitt daglega. Hérna eru tíu hlutir sem þú getur gert frá og með núna.

1) Settu væntingar fyrir liðið, sem lið.

Auðvelda liðsumræður til að ákvarða væntanlegar væntingar til vinnu saman. Ákveðið fyrirfram hvaða væntingar þú vilt koma á (og hvers vegna) samanborið við hvað liðið getur ákveðið saman. Þú ættir að setja væntingar um hvað sem er með stefnu og venjur fyrirtækja sem og öryggi starfsmanna þinna. Til dæmis, gerðu það ljóst að þú búist við því að teymið þitt lesi tölvupóst fyrirtækisins og fylgi leiðbeiningum.

Væntingar til að ákvarða sem teymi fela í sér: kjarna tíma að allt liðið er í boði; sérstökum „djúpavinnu“ dögum / tímum þegar liðsmenn skipuleggja ekki fundi eða trufla hver annan; hvernig á að vera tengdur umfram tölvupóst og fundi (td sýndarspjallrásir, spjall); og teymisviðmið varðandi símtöl og sms, þ.mt af / á klukkutíma. Eyddu tíma fyrirfram í að hugsa um þína eigin afstöðu til þessara efna, sérstaklega hvað þú ert og ert ekki í lagi með og hvers vegna, svo þú getur mótmælt sjónarmiðum þínum á liðinn hátt.

Sendu boð um fundinn fyrirfram með persónulegum skilaboðum þar sem þú útskýrir hvað þú vilt ná, hvers vegna og hvaða ákvarðanir þú vilt að teymið þitt taki saman - svo þeir hafi tíma til að undirbúa sig. Hugleiddu að leita eftir framlagi liðsins um hvaða væntingar þeir vilja ákvarða auk þeirra sem þú leggur til.

Notaðu sýndarhvítborð eða skjal til að sýna dagskrána og hugmyndirnar sem liðið hugleiðir, biðja um inntak frá hverjum liðsmanni og notaðu lýðræðislegar aðferðir eins og atkvæðagreiðslu til að taka ákvörðun um samkeppni. Eftir fundinn, sendu og sendu liðsákvarðanirnar til að koma á væntingum sem framkvæmdum.

2) Auka tengingar þínar.

Liðsmönnum þínum gæti verið áhyggjufullara að ná til þín í tölvupósti eða spjalli því það er öðruvísi en að staldra við við skrifborðið þitt í nokkrar mínútur eða ná þér í eldhúsið. Færri tengingar við þig geta valdið skorti á forgangsröðun, hindrað miðlun hugmynda og valdið því að liðsmenn þínir glíma án þeirrar leiðbeiningar eða þjálfunar sem þeir þurfa frá þér. Komið í veg fyrir þetta með því að koma með tíðari og skilvirkari snertipunkta með liðinu. Sem dæmi má nefna að 15 mínútna „scrum“ fundur daglega þar sem hver liðsmaður deilir „því sem þeir kláruðu síðan í gær,“ „það sem þeir ætla að klára í dag,“ og „það sem kemur í veg fyrir“ er frábær leið til að halda hvort öðru upplýst og fljótt fjarlægja vegatálma.

Ef þú ert þegar með einn í einu með hverjum liðsmönnum þínum, frábært. Ef ekki, byrjaðu núna. Biddu liðsmenn þína að setja dagskrána. Hvetjið þá til að taka með athafnir og verkefni sem þeir þurfa meiri leiðsögn eða þjálfun frá ykkur. Biðjið þá að deila dagskránni með þér fyrirfram svo þú getir undirbúið þig. Forðastu að nota einn í einu sem stöðuskýrslur; notaðu þá frekar sem vinnutíma með liðsmanni þínum til að hjálpa honum / henni að komast áfram.

3) Talsmaður um umönnun sjálfs.

Á þessum tímum mikils álags og tvíræðni er mikilvægt að liðið þitt man eftir sér að sjá um sig sjálft. Það er alveg eins og þessar leiðbeiningar um flugfreyjuna í flugvélinni: Þú verður að setja grímuna þína á áður en þú hjálpar öðrum. Hafðu samband við liðsmenn til að ganga úr skugga um að þeir taki þátt í hvaða álagsstarfsemi sem virkar fyrir þá, hvort sem það er að fara í göngutúr úti, lesa eða hugleiða. Gakktu úr skugga um að þú sem leiðtogi sé að gera það sama. Þú munt vera duglegri að styðja lið þitt ef þú ert ekki risastórt stress skrímsli sjálfur!

4) Búa til (sýndar) samfélag.

Þú getur ekki farið í happy hour en þú getur samt deilt og tengt. Taktu liðsmenn þína með þér svo þú þurfir ekki að vera skapandi einn. Til dæmis opnaðu spjall eða sýndarhvítborð og biððu liðsmenn þína að leggja fram hugmynd um hvernig þeir vilja búa til tengingar meðan þeir vinna nánast. Spurðu þá hvernig þeir vilji halda áfram liðahefðum, svo sem afmælisfagnaði. Styðjið hugmyndir þeirra og veittu þeim eignarhald yfir framkvæmd.

Gerðu einfalda hluti með lítilli vinnu, svo sem: Bjóddu liðsmönnum að snúa við og spyrja spurningar um daginn eins og „hvar er uppáhalds frístaðurinn þinn“ eða „hvaða sjónvarpsþátt ertu að binda“ og gera athugasemdir við svör hvers annars. Stofnunin „Win Wednesday“ þar sem allir deila persónulegum eða faglegum vinningi undanfarinnar viku. Byrjaðu teymisákvarðað áskorun eins og að lesa ákveðinn fjölda blaðsíðna í bók í viku eða komast í skref daglega. Haltu kaffihlé á mánudagsmorgni þar sem þú kveikir öll á myndskeiðinu á tilteknum tíma og deildu um helgarnar þínar.

5) Búðu til sérstakar samskiptaleiðir fyrir sýndarhóp.

Hvort sem það er hópspjall eða spjallskilaboð á hvaða vettvangi sem samtökin þín notar, settu upp rásir fyrir liðið til að vera í sambandi við uppfærslur, verkefni eða bara deila skemmtilegum myndum eins og að baka smákökur með fjölskyldunni eða skopstundum hundsins eða kattarins þíns. Búðu einnig til hóprás, til dæmis hópatexta, fyrir brýnni skilaboð og neyðarástand.

6) Samskipti með gagnsæi.

Deildu eins miklum upplýsingum og mögulegt er með liðinu þínu. Jafnvel ef þú ert ekki með öll svörin eða upplýsingarnar skaltu hafa samband við það sem þú getur. Það er í lagi að segja: „Ég veit það ekki ennþá - láttu mig komast að því og snúa aftur til þín“ eða „Ég mun láta þig vita um leið og ég hef meiri upplýsingar um það.“ Þegar um er að ræða eyður í samskiptum geta starfsmenn „gert upp sögur“ til að fylla eyðurnar sem geta leitt til útbreiðslu rangra upplýsinga og aukins kvíða.

7) Innritun með hverjum liðsmanni fyrir sig.

Taktu þér tíma til að kíkja virkilega við liðsmenn þína, svo sem á fundum einn-á-mann. Spyrðu spurninga eins og „hvað hefurðu áhyggjur af,“ „hvernig gengur að vinna heiman frá - hvað er að vinna fyrir þig og hvað er ekki,“ „hvað er þér í huga sem við erum ekki að tala um,“ og „hvað gæti ég gert til að styðja þig betur “til að opna dyrnar fyrir liðsmann þinn. Hlustaðu, forðastu truflanir og deildu aftur því sem þú heyrir með eigin orðum til að athuga skilning. Gríptu til aðgerða út frá því sem þú heyrir, svo lið þitt hefur þann stuðning sem þeir þurfa á þessum tíma.

8) Veita leyfi.

Hjálpaðu lið þitt að vita að það er í lagi að biðja um það sem þeir þurfa. Deildu því að þú kannast við aðstæður allra eru mismunandi og láttu þá vita að þú viljir vinna með hverjum einstaklingi til að komast að því hvað er rétt út frá sínum einstöku aðstæðum. Með þessu er liðinu þínu ljóst að þeir geta leitað til þín og þú munt vinna saman að því að finna lausnir sem vinna fyrir ykkur báðar. Þetta er langt í því að létta álagi sem starfsmenn byggja fyrir samtöl sem þessa.

Vertu opinn varðandi eigin aðstæður, jafnvel þó það sé kómískt. Til dæmis, í upphafi símtals, láttu lið þitt vita að þeir gætu heyrt hundinn þinn gelta eða börnin þín í bakgrunni. Eða, sýndu hópnum uppáhalds kaffikönnuna þína og deildu sögunni að baki. Bjóddu liðinu þínu að deila líka. Bendingar af þessu tagi hjálpa liðinu þínu að líða vel og styðja í umhverfi heimilisins sem þeir hafa ef til vill ekki fulla stjórn á.

9) Fyrirmynd samúð og jafnvægi.

Hvernig þú hegðar þér og bregst við hefur áhrif á það hvernig liðið þitt hegðar sér og líður. Ertu pirruð þegar liðsmaður þarf að hætta skyndilega frá símtali vegna þess að smábarnið hans þarfnast eitthvað? Aðrir liðsmenn munu bregðast við því sama. Ertu á netinu frá klukkan 7:00 til 21:00 og sendir enn tölvupóst inn í nóttina? Lið þitt mun halda að þeir þurfi að spegla þetta. Forðastu að nota myndskeiðið þitt í símtölum? Lið þitt mun líka.

Spennustig er hátt þar sem teymið þitt vafrar um nýjar vinnubrögð, ábyrgð heima fyrir og truflun á venjum þeirra. Hafðu þetta í huga við samskipti þín og í samskiptum þínum. Þessi liðsmaður sem þarf að hætta skyndilega frá símtalinu? Prófaðu að segja „Það er allt í lagi. Við erum öll að gera okkar besta núna. Við náum þér seinna. “ Rjúpur fyrir daginn? Deildu með liðinu þínu sem þú ert að skrá þig svo þú getir líkamsþjálfað og bjóðið þeim að deila því sem þeir eru að gera til að vera virkir. Að taka þátt í liðsfundi? Láttu liðið þitt vita að þú ætlar að nota myndband og bjóða þeim að gera það sama ef þeim líður vel.

10) Fyrirmynd jákvætt hugarfar.

Rétt eins og hegðun þín þjónar sem fyrirmynd, þá er hugarfar þitt. Það er enginn vafi á því að við erum á áður óþekktum tíma. Í staðinn fyrir að einbeita þér að öllum áskorunum, hugsaðu um tækifærin. Hver eru nokkrar jákvæðar niðurstöður af þessu ástandi? Er þetta tækifæri fyrir þitt lið til að kynnast hvort öðru betur og læra nýjar leiðir til að vinna saman á áhrifaríkan hátt? Er þessi nýja vinnubrögð sem leiða til hagkvæmni, bættra samskipta og samheldnara teymis? Í staðinn fyrir að hafa fórnarlamb hugarfar skaltu íhuga hvað þú vilt búa til saman sem lið til að styðja hvert annað og magna tengingu og samvinnu.

Sem stjórnandi veistu að teymið þitt tekur böndin frá þér. Núna er ótrúlegt tækifæri fyrir þig að móta hegðun, hugarfar og aðgerðir sem halda liðinu þínu uppteknu og afkastamiklu og veita þeim þann stuðning sem þeir þurfa.