Mynd í gegnum: Pexels

10 skref til að skapa betri ytri vinnamenningu (á Slack)

Ég hef stjórnað og leitt afskekkt og dreift teymi og söluaðilum í mörg ár (fyrsta spjallverkfærið mitt var ekki Slack, ekki einu sinni Hipchat, heldur Pidgin (!)) - og nú hefur coronavirus skyndilega minnt okkur öll á að við erum ekki skyndilega eins dugleg við að vinna saman stafrænu og við héldum að við værum, taldi ég gagnlegt að deila stærstu málunum sem ég sé að flest fyrirtæki skilji ekki við að skapa jákvæða fjarnámsmenningu (sérstaklega þegar ég nota Slack).

1. Vertu skýr á þeim tímum þegar þú þarft að vera tiltæk hvort fyrir annað og gera þau skýr. Á þessum tímum ættir þú ekki að vera í burtu frá vélinni þinni (í óeðlilegan tíma) eða taka tíma í að svara. Þetta vandamál skapar seinkun á ákvörðunum, þar sem eitthvað sem gæti hafa verið meðhöndlað á 15 mínútum tekur röð skilaboða, seinkunar, skilaboða, seinkunar og svo framvegis - þar til það verður klukkustundir og jafnvel stundum dagar.

Þú verður einfaldlega að útskýra þetta fyrir einhverjum í liðinu þínu. Þeir eru ekki vanir að koma jafnvægi á þetta framboð, þar sem allir deildu veggjum í sama herbergi. Það var bara ekki nauðsynlegt. Nú mun það vera hjá sumum. Vertu kurteis við þetta - þú ert ekki að segja fólki að þeir geti ekki fengið sér hádegismat eða farið á klósettið. Þú ert að biðja fólk að láta þig vita hvort það þarf að fara út eða höndla erindi. Þú ert að reyna að koma í veg fyrir að framfarir fyrirtækja eða verkefna hægist í skrið.

2. Notaðu Slack þinn á áhrifaríkan hátt - búðu til rásir sem eru ætlaðar til almennra samskipta og rásir sem eru ætlaðar fyrir skýr skilaboð. Sum sígild sem við notum eru 'viðvörun-x', 'galla' 'utan skrifstofu'. Notaðu 'viðvaranir' rásir fyrir kerfisstraum með nethooks eða zapier sem halda fólki meðvitaðri um virkni, en ekki setja allar tilkynningar þínar á eina rás.

Gerðu 'alerts-github' eða 'alerts-hosting' og á línu, með því að gera þær allar á einni rás verður það bara hunsað. Ef þú hefur áhyggjur af því að þetta muni skapa þreytu á rásum skaltu gera viðvörunarrásir valfrjálsar eða í „litlum hópum tengdra kerfa“, eins og „viðvörunartækni“ eða „viðvörunarsala“.

Ekki vera rass, en ekki láta rásir renna út í að vera aldrei um efni. Reyndu að halda þeim hæfilega einbeittum.

3. Ekki læsa slaka rásir sem aðrir kunna að sjá vegna þess að þeir vilja, ekki vegna þess að þeir þurfa að gera það. Mundu að það að sjá virkni er ekki alltaf vitrænt byrði - á afskekktum vinnusvæðum er að sjá virkni oft áminning um að þú sért hluti af teymi.

Að læsa slaka sund banna bara öðrum að sjá virkni sem gætu bent þeim á hvað allt er að gerast og hversu mikið allir vinna að sömu markmiðum. Læstu rásum sem ÞARF að vera einkamál, af HR eða lögfræðilegum ástæðum, viss - en ekki neyða einkalíf þar sem það er ekki nauðsynlegt.

4. Og hins vegar, vertu skýr um hvaða rásir eru nauðsynlegar og hverjar ekki. Ekki íþyngja liði þínu með boðinu í 100 rásir, því sumt mun það finna fyrir því að þeir fylgi þeim öllum. Það er best að ræða þetta aðeins og tryggja að þú og liðin þín séu á sömu síðu.

Láttu þá vita að þú ert ánægður með að hafa þá í eins mörgum rásum og þeir vilja fylgja með, en hér eru þeir sem þeir þurfa að vera í miðað við hlutverk sitt eða deild. Allt annað er valfrjálst og ef það er alltaf of mikið er þeim frjálst að fara.

5. Þegar þú hefur flokkað sund eða deildir - og margar slakar rásir skaltu skipuleggja þær með stafrófsröð forskeyti - það hjálpar til við að halda slaknum þínum á hreinu með því að sjá 'söluviðvörun', 'sölu-almennt' 'sölu-fréttir' (til dæmis ) en að reyna að finna sölurásina sem „fréttasölu“ og ekki í samræmi við nafngiftir. Notaðu stafrófið til að lóðrétta flokkun til hagsbóta.

Það er oft enn verra að vinna með viðskiptavinum. Þú gætir haft margar innri og ytri rásir. Búðu til forskeyti eða viðskeytamynstur sem mun hjálpa liðinu þínu að greina auðveldlega þær rásir sem eru innri og þær sem tengjast samstarfsaðilum, söluaðilum eða viðskiptavinum.

Dæmi: # client-int-buddy # client-int-dojo # client-ext-buddy # client-ext-dojo #engineering # engineering-news #general # sales-alerts # sales-chat # sales-week

6. Og þetta er mér, það mikilvægasta - að koma með fyrirvara það sem þú ert að gera - verða „deilendur“. Í fjarlægri vinnuumhverfi er mesti misbresturinn yfirleitt sá að samskipti þín rata í tvenns konar tegundir - handahófi og skemmtilegt efni og vinna „þegar þú þarft eitthvað“. Þú ert með brandarásin þín og „hey gerðir þú hlutina þína“ rásirnar. Sannarlega er þessi þörf til að halda áfram að spyrja „gerðist þetta ennþá“ eða „gerðist það ennþá“ - oftast vegna þess að þú hefur ekki búið til afskekkt menningu þar sem fólk deilir því sem það gerir fyrirbyggjandi.

Hvernig geturðu vitað að þetta er mál? Hefur þú einhvern tíma verið í liði og séð 24 klukkustundir eða 48 tíma líða og enginn sent neitt í slaka rás yfirleitt? Þetta er einkenni þess að lið þitt skilur ekki gildi þess að deila uppfærslum „bara til að halda öðrum upplýstum“. Ímyndaðu þér það á skrifstofu. Þú fórst bara í 2 daga og hafðir ekki neitt til að ræða. Ég get ekki ímyndað mér fyrirtæki sem starfar svona.

Þetta er sérstaklega algengt hjá litlum teymum þar sem allir eru fulltrúar deildarinnar / vinnuaðgerðarinnar. Allir geta þeir verið að tilkynna forstjóranum um hlutina en hugsanlega í einkaspjalli eða í símtölum. Þetta fyrirtæki starfar lítillega en er ekki að byggja upp ytri vinnamenningu. Það er ekki að hjálpa einstaklingum að skilja hvernig hægt er að dreifa upplýsingum um allt teymið í fjarlægum aðstæðum. Það er best að þú leiðir dæmið til liðsins með því að sýna þeim oft hvernig þú deilir. Eitthvað eins og:

„Uppfærði bara Asana kortin og skipulagði allt. Færði nokkur af þeim atriðum sem við höfum ekki tekið framförum í ísskápinn og nokkra hluti sem við kláruðum á lokið lista. Næst reyni ég að bæta smáatriðum við næstu tvö spil í bakvörðinum og ætti að vera tilbúin fyrir það á morgun. “

Það er engin beiðni eða spurning, ekkert sem einhver annar þarf í raun og veru að vita, heldur ertu að mynda teymi þar sem vitund og hópátak er miðlað, ekki bara móttækilegt kerfi

7. Og nefnd stuttlega hér að ofan, en einnig mikilvæg - reyndu að forðast einkaskilaboð eins mikið og mögulegt er. Lykilákvarðanir eða saga þess að skipuleggja eitthvað ætti ekki að taka í 1: 1 sem aðrir geta ekki skoðað eða erfitt er að rifja upp. Reyndu að halda deildar samtölum í þessum slaka hópum næstum alltaf.

Ef þú ert að vinna með viðskiptavinum er þetta sérstaklega satt. Ekki bara gera þetta sjálfir, heldur reyndu að tryggja að allir í þínu liði ýti samtölum viðskiptavina aftur á rásir hópsins. Einkasamtök viðskiptavina geta leitt til þess að HR, löglegar eða bara erfiðar samræður eiga sér stað á stað þar sem þú hefur ekki aðgang að eða hjálpa triage ætti eitthvað að slíta sig.

8. Og samkvæmt þessum „skemmtilegu“ samtölum segi ég styrkja þau. Við höfum haft rásir fyrir 'sýningarstjórnunarfréttir' 'stýrt-tónlist' 'stýrt-myndbönd' og 'tilboð', 'handahófi' og 'gif' sund. Reyndu að leyfa fólki að hafa enn persónuleika og sýna þeim.

https://slackmojis.com/

Flest lið eru reyndar nokkuð góð í þessu og Slack styður það augljóslega með emoji viðbrögðum, sígaunastuðningi og svo framvegis. Þú munt líklega ekki þurfa að vinna mikið hérna, en stundum getur það verið gagnlegt að láta þetta ekki gerast milli 'forystu' þíns og liðs þíns, þar sem skemmtilegi hlutinn í Slack er eitthvað sem liðið gerir og forysta gerir það ekki . Það eykur bara stjórnunarsílóin sem samt sem áður myndast í ytri stillingum.

9. Mundu og láttu lið þitt skýrt í ljós að einstaklingar hafi mismunandi samskiptastíla þegar þeir nota fjartengingar spjall. Sumt kann að virðast brúsk eða jafnvel reitt yfir því hvernig þú túlkar skilaboðin - en það getur verið að það sé bara ritstíll þeirra. Reyndu að hvetja teymið þitt til að lesa fjarsambönd sín og spjalla í gegnum linsuna á 'Ég get ekki úthlutað tilfinningum til þessa aðila út frá spjalli þeirra, svo það er best fyrir mig að spyrja bara.'

Ég er sekur um þetta, persónulega - þar sem tími minn og bandbreidd lætur mig nota mikið af stuttum, skjótum svörum. Ég reyni að ná liðunum mínum á einhverjum tímapunkti og minna þau á að það er ekki reiði og ég er ekki í uppnámi, bara eðli þess hvernig ég samskipti þegar ég juggla hluti. Það spjall og viljinn til að hafa það er alltaf gagnlegt.

10. Og stígðu frá slaka í smá stund - ef þú getur, beðið lið þitt um að kveikja alltaf á myndbandinu sínu meðan á hópspjalli stendur - eða sérstaklega á fundum viðskiptavina. Mundu að í lok dags er annað tilfinningalegt og sálrænt gagn að sjá annað mannlegt andlit sem teymið þitt þarf að tengjast.

Slack er frábært tæki og fyrir allt andstæðu Slack viðhorf hef ég séð það koma ástríðufullum teymum og verkefnum saman á þann hátt að skapa heiðarlega til guðs lífslöng vináttu og gríðarlega vel heppnað fyrirtæki - en það er ekki andlit- samtal til auglitis, og verður aldrei. Reyndu að vera þessi manneskja fyrir þitt lið, láta þá vita þig, jafnvel þó að það sé auðveldara að gera það ekki stundum.